Syfte #
Möjlighet att kunna skicka en digital offert, orderbekräftelse samt merförsäljningsoffert. När kund gör en accept på dokumentet som skickats kommer ni att få en notifiering till den mail som ert konto är kopplat till.
Beskrivning – Offert #
Det finns nu ett nytt menyval som heter Kundkommunikation med följande funktioner:
- Skicka digital offert
PBS skickar en digital offert till kunden, antingen via SMS eller E-post. Om man endast har lagt in Mobilnummer till kunden kommer offerten skickas direkt som SMS. Har man däremot lagt in både Mobilnummer samt E-post så kommer man få ett val hur man skall skicka offerten. Som standard är en ”vanlig” offert öppen i 30 dagar från första utskicket. - Avbryt digital offert
Den offert som man har skickat avbryts och återkallas. Om kunden redan har signerat offerten så går det fortsatt att återkalla dokumentet. Dock kommer kunden inte att få någon notering om att den återkallas. - Kontrollera status
Här kontrollerar vi direkt status om dokumentet. Status som ett dokument kan ha är:- Skickat
- Sedd
- Undertecknad
- Avslagen
- Skicka påminnelse
Det finns möjlighet att skicka en påminnelse till kund att det finns en öppen offert som ej är accepterad än. Kunden kommer då få ett sms/email med en påminnelse text och en länk till det dokument som är offererat. - Digital logg
Möjlighet att se vad som är skickat till kund samt den integrationsinformation som vi skickar mellan systemen samt mot kund. - SMS logg
Visar alla skickade SMS till kund. Denna visar inte dialogen med de digitala signeringarna utan detta är en logg på ”vanliga” sms som man skickat till kund. - E-post logg
Visar alla skickade mejl till kund. Denna visar inte dialogen med de digitala signeringarna utan detta är en logg på ”vanliga” mejl som man skickat till kund.
Beskrivning – Order huvud #
Menyvalet Kundkommunikation finns även under orderhuvudet med följande funktioner:
- Skicka digital orderbekräftelse
PBS skickar en digital orderbekräftelse till kunden, antingen via SMS eller E-post. Om man endast har lagt in Mobilnummer till kunden kommer orderbekräftelsen skickas direkt som SMS. Har man däremot lagt in både Mobilnummer samt E-post så kommer man få ett val hur man skall skicka dokumentet. Som standard är orderbekräftelsen giltig samma dag som den skickas då fordonet mest troligt står på lyften eller är på väg in i verkstaden. - Avbryt digital orderbekräftelse
Den orderbekräftelse som man har skickat avbryts och återkallas. Om kunden redan har signerat orderbekräftelse så går det fortsatt att återkalla dokumentet. Dock kommer kunden inte att få någon notering om att den återkallas. - Skicka digital snabboffert
Här finns möjligheten att skicka en snabb offert till kunden ifall fordonet står på lyften. Det öppnas en ”Wizard” där man enkelt kan skriva och skicka till kunden vad som skall göras samt kostnad. Mer detaljerat beskrivet senare i detta dokument. - Skicka digital merförsäljningsoffert
Här kan man välja vilka jobb som man vill skicka iväg till kunden för accept. Man skapar alltså ett nytt jobb, lägger på arbetsmoment samt delar för att sedan skicka iväg för accept till kund. Mer detaljerat beskrivet senare i detta dokument. - Kontrollera status/Skicka påminnelse/Digital logg/SMS logg/E-post logg
Har samma funktioner som på en offert som beskrivs i föregående rubrik.
Beskrivning – Order jobb #
På jobb nivå så hanterar man de digitala merförsäljningsofferterna som har blivit skickade.
- Avbryt digital merförsäljning
Den offert som man har skickat avbryts och återkallas. Om kunden redan har signerat offerten så går det fortsatt att återkalla dokumentet. Dock kommer kunden inte att få någon notering om att den återkallas. - Kontrollera status
Markera vilken rad som du önskar att göra en kontroll på vilken status dokumentet har just nu. Status visas även längre bort till höger på jobbraden. Vill man flytta kolumnerna så gör man det via ”Anpassa”.- Skickat
- Sedd
- Undertecknad
- Avslagen
- Skicka påminnelse
Det finns möjlighet att skicka en påminnelse till kund att det finns en öppen offert som ej är accepterad än. Kunden kommer då få ett sms/email med en påminnelse text och en länk till det dokument som är offererat. Påminnelse skickas på det jobb som är markerat.
Skicka snabboffert #
När man väljer att skicka en snabb offert så kommer en Wizard upp så att man enkelt kan ange en text och summa till kund. Som standard är denna offert giltig samma dag som den skickas då fordonet mest troligt står på lyften eller är på väg in i verkstaden.
- Merkostnad
Hur mycket kommer arbetet att kosta kunden. Kostnaden anges exkl.moms. För att enkelt lägga in inkl.moms pris kan man skriva 3500*0,8 i fältet. - Jobbtext
Vad är rubriken på jobbet - Kostnadsbeskrivning
Detta är texten som kommer finnas på arbetsraden som skapas upp. - Skickad av
Skickas via SMS eller E-post - E-post
- Mobiltenefonnr.
- Bifoga bilder till offert
Önskar man lägga till en bild i offerten så markera för att välja bild i nästa dialog.
Klicka Nästa…
Nu kommer själva SMS-texten upp. Som standard är nedan text inlagd men det är fritt att ändra på denna text. Det ABSOLUT VIKTIGASTE är att man inte tar bort {{document.url}} då detta är själva länken till dokumentet som kunden skall signera via sms eller mejl. Klicka på Slutför så skickas dokumentet iväg.
Har man valt att lägga på bilder så kommer en lista upp där man får välja de bilder som man vill skicka med till kund. Markera en eller flera bilder så kommer de skickas till kund. När kund skall signera dokumentet så måste kunden öppna bilderna innan man kan signera dokumentet.
Skicka merförsäljningsoffert #
Om man väljer att skicka en merförsäljningsoffert så måste man först lägga upp ett nytt jobb samt lägga på arbetsmoment och delar. Man får i nästa steg välja vilket eller vilka jobb som man vill skicka till kund på offert. Som standard är denna offert giltig samma dag som den skickas då fordonet mest troligt står på lyften eller är på väg in i verkstaden.
Efter Ok får man möjligheten att välja på vilket sätt man vill skicka offerten, via SMS eller E-post.
Lägga till bilder på offert / order #
På en offert eller order så kan man lägga till dokument/bilder. Klicka på Bilagor ute till höger och sedan på siffran som anger antalet dokument som är bifogade.
Välj en fil som skall laddas upp.
Statuskoder #
På en offert eller order så finns ”Digital status” i huvudet under ”Allmänt”-sektionen. Den visar även ett digitalt ID så att man verkligen är säker på att dokumentet är skickat.
På offert eller order-listan så finns även kolumnen ”Digital status” framme så att man enkelt kan se vilken status ett dokument har.
Rollcenter #
På förstasidan så finns det listor som visar alla de aktiva offertdokument som finns mot kund. Här visas alla offerter som är skickade till kund, avvisade samt signerade. Klicka på boxen och listan öppnas för att du enkelt kan ta offerten vidare.
Det finns även listor för alla aktiva merförsäljningsofferter som finns mot kund. Här visas alla merförsäljningsofferter som är skickade till kund, avvisade samt signerade. Till skillnad från ”vanliga” offerter så visas här de jobb på ordrar som är skickade som merförsäljning mot kund vilket betyder att klickar man på listan nedan så får man upp alla jobb. (Likt 4-stegs rutinen). Vill man öppna upp ordern klickar man på ordernummret i listan.
Mobilenhet – Surfplatta #
Alla beskrivna funktioner fungerar att använda på mobila enheter.
Kundens upplevelse #
Kunden kommer få ett sms likt nedan:
När kund klicka på länken visas den offert som ni skickat till kunden. Här ser vi också att man valt att skicka med någon bild vilket gör att kunden måste klicka på bilden och titta på den innan signeringsknappen visas.
Önskar kund avvisa offerten måste de klicka på de tre punkterna … för att få upp menyn.
Kunden kan då klicka på Avvisa.
Chattfunktion med kund #
När kunden klickar på länken så finns det även möjlighet att starta en chatt.
När kunden har skrivit något i chatten så kommer ni på verkstaden att få en notifiering om detta på er mail som kontot är kopplat till.
Ni kommer att få ett liknande mail enligt nedan. Dessa mail kommer i 10 minuters intervaller så har ni flera chattar igång så kommer alla inom 10 minuter samlat i ett mail.
Klicka på Reply och ni får logga in på GetAccept med ert konto som ni har. Då öppnas chatten upp direkt och ni kan ha en dialog med kunden direkt.
Tips #
- GetAccept har även en App som ni kan med fördel ladda ner på er telefon. Då får ni en avisering om en kund exempelvis skriver något i chatten och ni har möjlighet att svara kunden direkt.
- Om ni får en merförsäljningsoffert som blir avslagen, använd funktionen ”Kopiera till offert” då detfortfarande är ett aktuellt jobb som ni bör följa upp.